Ett validerat papper

Jag ska inte gå in på alla turer hit och dit men om ni tycker svensk byråkrati är jobbig så har ni nog förstått att den spanska är ännu lite jobbigare. Nästan när man trodde att byråkrati inte kunde bli hopplösare så blandar vi in serbiska myndigheter.

Härligt ...!

Det hela hänger ihop med svärmors bortgång i februari och mannen min som ende arvinge. Det måste ju bevisas och då kan man från svenska Skatteverket begära ett dödsfallsintyg med släktutredning, där står det vem eller vilka som ärver. Fast nä-nä-nä det räcker inte, tycker serbiska myndigheter så det har varit många turer mellan oss, advokaten i Serbien, mannen mins mycket drivkraftiga moster och myndigheter både i Serbien och Sverige bara för att reda ut vad för slags papper som accepteras i Serbien. Till slut har vi kommit fram till att det behövs ett utdrag ur personregistret som kallas familjebevis samt med tillägg om namnändringar som mannen min gjort. Detta dokument måste vara stämplat, signerat, namnförtydligat av Skatteverket och sedan förses med apostille.

Det var där någonstans som vi började utveckla extrastora gröna prickar på kropparna. Apostille? Hur i hela friden skulle vi bete oss för att få det? Vi tittade på dokumentet vi hade i handen som saknade denna apostille, kände oss förvirrade. Det går ju knappast att legalisera ett svenskt dokument i Spanien!

Till vår räddning kom konsulatet i Málaga! Av den oerhört trevliga konsuln* kunde vi få råd om hur vi skulle göra och som alla vet är goda råd verkligen guld värda!
*) Känns som att en konsul är en man så vad heter det då om det är en kvinna? Konsulta? Nej, det är ett verb. Konsultinna? Eller är det frun till konsuln? Eller har jag börjat hänga upp mig för mycket vid det på grund av spanskan? Att det alltid ska vara maskulinum eller femininum? En konsul är kanske ett neutrum? Eller utrum, snarare ...

Notarius Publicus
Det första var att leta reda på en notarius publicus i Sverige. Det är en advokat eller jurist som har utsetts av Länsstyrelsen och det finns minst en i varje kommun. Notarius publicus uppgift är bland annat att på olika sätt legalisera dokument och handlingar, det vill säga att opartiskt bekräfta att något är korrekt. Den kan även vara vittne till när något ska ske korrekt (tänk er lottodragningar och liknande) eller att det verkligen är korrekt person som skriver under ett dokument. Det finns mer saker de gör men kortfattat är detta deras uppdrag. Endast en svensk notarius publicus kan legalisera ett svenskt dokument och vid behov utfärda apostille. Det var det vi behövde till personbeviset.

Apostille
En apostille är en fastställd stämpel som trycks på dokumentet, fylls i och signeras av notarius publicus. Numer kan det även vara ett förtryckt dokument som sätts ihop med det dokument man vill ha apostillerat för att visa att det är korrekt och oförändrat. Ett sigill, en stämpel eller etikett, sätts fast på något sätt så att hela bunten med dokument hålls ihop. Ofta brukar sigillet sättas över klammern och på så sätt kan ingen sida tas bort eller läggas till. Det kan även stämplas på första och sista sidan. De gör tydligen lite olika.

Om ett dokument har apostillerats innebär det att det behöver normalt inte legaliseras ytterligare i de länder som har skrivit under Apostillekonventionen i Haag, utan de ska acceptera validiteten av en apostille.

Den efterlängtade apostillen

I Sverige är det endast notarius publicus som kan utfärda en apostille. Vissa dokument kan utan större omsvep förses med detta och det är myndighetsdokument som till exempel personbevis, betyg från skolor, domstolshandlingar och översättningar gjorda av auktoriserad översättare. För att det ska ske måste dokumentet vara stämplat, signerat, det måste klart och tydligt framgå vem som skrivit under, dess befattning och myndighet.

Att vara i ett annat land
Så hur beter man sig då för att få en apostille på ett utdrag ur folkbokföringen (personbevis) när man är i ett annat land? Jo, man kontaktar Skatteverket på deras e-mailadress servicejouren@skatteverket.se och ber dem skicka önskad dokumentation till en notarius publicus man har letat upp och så skickar Skatteverket direkt till notarius publicus! Smidigt!

Vi letade via internet upp ett gäng notarius publicus över hela långa Sverige och skickade dem ett e-mail. Här kommer mitt tips: var mycket noga och skriv klart och tydligt vad ni vill ha svar på! Jag skrev e-mailet som ett gäng frågor:
1, Kostnad för apostille på utdrag ur personregistret (ca 5 sidor)?
2, Kan ni skicka det till Spanien?
3, Kostnad för att skicka till Spanien?
4, Hur lång tid tar det?
5, Om semesterstängt, när?
6, Innan apostille, kan ni skanna dokumentet och e-maila det till oss för bekräftelse att allt finns med?
7. Annat värt att veta?

Sedan fick jag snabbt svar med mycket varierande prisuppgifter. Värt att uppmärksamma var att vissa kunde inte skicka utan krävde att man lämnar och hämtar dokumentet själv på deras kontor. Det varierade dessutom på om det tillkom extra kostnader för att de skulle skanna dokumentet, för att advokaten måste gå till posten och så vidare. Låter det dyrt, leta upp en annan. Priset för själva apostille kostar från 300 SEK och uppåt per dokument (ett dokument kan vara på flera sidor men inte hur många som helst). För oss kostade det 500 SEK för att få det stämplat och hitsänt med rekommenderat brev, skulle egentligen ha kostat 862 SEK för "tidsspillan för att gå till posten" (advokatens ord) men det glömde notarius publicus att upplysa oss om innan så vi "slapp" betala det. Dessutom visade det sig att det kostade mer att skicka det rekommenderat än vad vi fick i uppgift så notarius publicus på den advokatbyrån fick nog lite på fingrarna där av dem som bestämmer där. En annan skulle ha 500 SEK för det besväret att gå till posten. Så som sagt, var tydlig med vad du vill ha hjälp med.

Det var detta dokumentet vi väntade på och som gjorde att vi kunde börja arbetet med att boka resan. Den 24 juli bär det av!